Dienstlichen Beurteilung ohne das vorgeschriebene Personalgespräch im Beurteilungszeitraum

Das im Beurteilungszeitraum (eigentlich) zu führende Personalgespräch

In vielen Beurteilungsrichtlinien ist ausdrücklich festgehalten, dass mit den Beamten in bestimmten Abständen Personalgespräche geführt werden sollen, etwa in der Mitte des Beurteilungszeitraums. Teils ist in den Beurteilungsrichtlinien und der juristischen Literatur auch von Förderungsgespräch oder Beratungsgespräch die Rede.
In den Beurteilungsrichtlinien der Hansestadt Hamburg sind leistungsbezogene Personalgespräche zum Beispiel mindestens einmal im Regelbeurteilungszeitraum von vier Jahren vorgesehen, spätestens ein Jahr vor der nächsten fälligen Regelbeurteilung (Nr. 6 der Richtlinien).

Dass solche Personalgespräche stattgefunden haben, wirdn in der Beurteilungen erwähnt - und Anwälte hören dann, die Angabe sei unzutreffend, es habe gar kein Personalgespräch gegeben und der Beamte sei nicht darauf hingewiesen worden, dass sich seine Beurteilung verschlechtern könne.

Ein solcher oder ähnlicher Hinweis soll den Beamten / die Beamtin natürlich nicht nur auf kommendes Unheil vorbereiten, sondern ihn / sie auch zu einer Leistungssteigerung vor Ablauf des Beurteilungszeitraums veranlassen.
Es ist unter Juristen dennoch nicht wirklich umstritten, ob eine Beurteilung schon deshalb rechtswidrig ist, weil im Beurteilungszeitraum keine Personalgespräche geführt wurden und auf einen Leistungsabfall nicht hingewiesen wurde.
Ganz überwiegend nimmt man an, dass dies die Rechtmäßigkeit der Beurteilung nicht berührt.
Vielleicht mag eine Verletzung der Fürsorgepflicht des Dienstherrn gegeben sein, aber auch diese bleibt in aller Regel ohne rechtliche Konsequenzen.

Verwaltungsgericht Schleswig, Beschluss vom 03.04.19 - 12 B 83/18 -

RN 17
Die dienstliche Beurteilung des Antragstellers ist auch nicht deshalb fehlerhaft, weil er nicht zuvor auf die bei ihm aufgetretenen Leistungsschwächen oder auf einen gegenüber der letzten Beurteilung sich abzeichnenden Leistungsabfall hingewiesen bzw. ein solcher mit ihm erörtert worden ist (vgl. Nr. 6.2.1 der Beurteilungsrichtlinien - BURL - ). Abgesehen davon, dass nach dem – insoweit unwidersprochen gebliebenen – Vortrag des Antragsgegners ein solches Gespräch am 14.12.17 geführt worden ist, ist für die Kammer auch nicht ersichtlich, dass der Antragsteller einen signifikanten Leistungsabfall aufgewiesen hätte.
Unbeschadet dessen ergäbe sich aus dem Fehlen eines solchen Gespräches kein wesentlicher Verfahrensmangel derart, dass wegen eines solchen Versäumnisses die dienstliche Beurteilung rechtswidrig wäre und aufgehoben werden müsste mit der Folge, dass die dienstlichen Leistungen des Antragstellers dann zeitweise überhaupt nicht bewertet werden könnten (vgl. BVerwG, Urteil vom 11.11.1999 – 2 A 6.98 – Juris Rn. 18).

OVG NRW, Beschluss vom 02.05.03 - 6 A 2131/00 -

in: DöD 2003, 292,

Die einem Vorgesetzten dauerhaft obliegende allgemeine Aufgabe, mit dem zu beurteilenden Beamten fördernde Gespräche über dessen Leistungen zu führen, gehört nicht zum Beurteilungsverfahren. Eine Verletzung dieser Aufgabe führt nicht zur Rechtswidrigkeit der dienstlichen Beurteilung.

Nach Nr. 1 BRL ist es während des gesamten Beurteilungszeitraums Aufgabe jedes Vorgesetzten, mit seinen Mitarbeitern Arbeitsziele sowie Probleme der Zusammenarbeit und der Leistung zu erörtern. Es soll herausgestellt werden, wo die starken Seiten des Mitarbeiters liegen, sachlich notwendige Kritik geübt und aufgezeigt werden, wie der Mitarbeiter etwa noch vorhandene Mängel beheben und seine Leistungen verbessern kann.

Diese allgemeinen Aufgaben eines Vorgesetzten gehören nicht zum Beurteilungsverfahren. Sie gehören vielmehr zu den Pflichten, die ein Vorgesetzter im Rahmen einer ordnungsgemäßen Mitarbeiterführung und -förderung hat. Kommt ein Vorgesetzter diesen Aufgaben nicht oder nicht hinreichend nach, verletzt er gegebenenfalls die ihm im Rahmen der Fürsorgepflicht obliegenden Förderungspflichten, was unter Umständen zu einem Schadensersatzanspruch des Beamten führen kann. Auf die Rechtmäßigkeit einer dienstlichen Beurteilung hat eine derartige Pflichtverletzung aber keinen Einfluss.

Indessen ist dazu zu sagen:
Falls in einer Beurteilung wahrheitswidrig die Behauptung enthalten ist, es seien solche Gespräche geführt worden - dann ist die Beurteilung unseres Erachtens inhaltlich falsch. Doch darum geht es meistens nicht.

OVG Lüneburg, Beschluss vom 29.07.2015, 5 ME 107/15

Das Unterlassen von Mitarbeitergesprächen gemäß Nr. 1.3 BRLPol ist für die Frage der Fehlerhaftigkeit einer dienstlichen Beurteilung unbeachtlich (vgl. BVerwG, Urteil vom 17.04.1986 - BVerwG 2 C 28.83 -, Rn. 14; Urteil vom 24.11.05 - BVerwG 2 C 34.04 -)

RN 16
Ebenso wie das Verwaltungsgericht entnimmt der Senat der Rechtsprechung des Bundesverwaltungsgerichts (Urteil vom 17.04.1986 - BVerwG 2 C 28.83 -, Rn. 14; Urteil vom 24.11.05 - BVerwG 2 C 34.04 -), dass - auch wenn Beurteilungsrichtlinien (regelmäßige) „Mitarbeitergespräche“ bzw. „Personalführungsgespräche“ vorsehen - das Unterlassen solcher Mitarbeitergespräche nicht zur Fehlerhaftigkeit einer dienstlichen Beurteilung führt, weil das Unterbleiben eines solchen, im Stadium der Leistungserbringung zu führenden Gesprächs allenfalls dazu führen kann, dass der betreffende Beamte keine besseren als die tatsächlich gezeigten Leistungen erbracht hat, nicht aber dazu, dass die tatsächlich erbrachten Leistungen unrichtig beurteilt worden sind. Der Antragsteller weist zwar zutreffend darauf hin, dass der Entscheidung des Bundesverwaltungsgerichts vom 24.11.05 eine Sachverhaltskonstellation zugrunde lag, in der eine Verpflichtung des dortigen Dienstherrn, mit den zu Beurteilenden einmal pro Jahr im Beurteilungszeitraum ein „Personalführungsgespräch“ zu führen, lediglich für kurze Zeit bestanden hatte, weil die entsprechende Bestimmung der maßgeblichen Beurteilungsrichtlinie erst drei Monate vor Ablauf des knapp dreijährigen Beurteilungszeitraums in Kraft getreten war. Entgegen der Auffassung des Antragstellers ist hieraus jedoch nicht zu folgern, dass die Ausführungen des Bundesverwaltungsgerichts zur Unbeachtlichkeit eines Verstoßes gegen das Erfordernis des Führens von “Personalführungsgesprächen“ für die Rechtmäßigkeit der Beurteilung (a. a. O., Rn. 10) maßgeblich mit der Kürze des Verstoßzeitraums (drei Monate) begründet worden ist und dementsprechend beim Fehlen von „Mitarbeitergesprächen“ während eines längeren Zeitraums eine Unbeachtlichkeit nicht in Betracht kommt. Denn das Bundesverwaltungsgericht hat in seinem Urteil vom 24.11.05 ausdrücklich auf die Entscheidung vom 17.04.1986 Bezug genommen, in welcher generell ausgeführt worden ist, dass selbst im Falle der Verletzung einer Pflicht zur Durchführung eines „Führungsgespräches“ mit dem zu Beurteilenden dessen dienstliche Beurteilung dem tatsächlich im Beurteilungszeitraum vorhandenen Leistungsstand zu entsprechen hat. Dieser überzeugenden Rechtsprechung folgt der Senat. Für die generelle Unbeachtlichkeit des Fehlens vorgesehener „Mitarbeitergespräche“ oder ähnliches im Hinblick auf die Rechtmäßigkeit von dienstlichen Beurteilungen spricht nämlich insbesondere, dass diese Gespräche im Rahmen einer Neubeurteilung wegen des Ablaufs des Beurteilungszeitraums nicht mehr nachgeholt werden könnten.

Ein etwas anderes Problem: das Beurteilungsvorgespräch im Zusammenhang mit der Erstellung der Beurteilung

Das Verwaltungsgericht Kassel hat in einem Urteil vom 16.01.12, 1 K 868/11.KS, das sich mit Beurteilungsrichtlinien des Polizeipräsidiums Nordhessen vom 05.01.11 befasst, folgendes ausgeführt:

"Soweit der Kläger rügt, dass das nach Ziffer VI.2. der Integrationsrichtlinien (Richtlinien zur Integration und Teilhabe schwerbehinderter Angehöriger der hessischen Landesverwaltung, StAnz. 2007, 2756 ff) erforderliche Mitarbeitergespräch, das vor Erstellung der Beurteilung hätte geführt werden müssen, nicht erfolgt sei, vermag das Gericht nicht zu erkennen, dass ein etwaiges Versäumnis Auswirkungen auf die angefochtene dienstliche Beurteilung gehabt haben könnte.
Nicht jede Verletzung einer das Beurteilungsverfahren ordnenden Bestimmung hat die Rechtswidrigkeit der Beurteilung zur Folge; vielmehr ist nach der höchstrichterlichen Rechtsprechung (vgl. z.B. BVerwG, Urteil vom 24.11.05, - 2 C 34.04 -, BVerwGE 124, 356 ff; BAG, Urteil vom 18.11.08, - 9 AZR - 865/07 -, NJW 2009, 1627) zu unterscheiden zwischen bloßen Ordnungsvorschriften und solchen Verfahrensvorschriften, die sich auf das Beurteilungsverfahren auswirken können, was jeweils im Einzelfall festzustellen ist.
Zu der erstgenannten Gruppe zählen regelmäßig solche Vorschriften, die ein Vorgespräch vor Erstellung einer dienstlichen Beurteilung anordnen (vgl. OVG Rheinland-Pfalz, Urteil vom 22.10.08, - 2 A 10593/08.OVG, DÖV 2009, 211). Zweck eines Vorgesprächs ist es, im Interesse einer vollständigen, zutreffenden und sachgerechten Beurteilung eine Klärung des Sachverhalts herbeizuführen und damit die Wahrscheinlichkeit einer inhaltlich zutreffenden Beurteilung zu erhöhen. Ein Unterbleiben eines Vorgesprächs ist daher, ausgehend von dieser Zweckrichtung, nur dann von Bedeutung für die Rechtmäßigkeit der dienstlichen Beurteilung, wenn dadurch bewirkt wird, dass die Entscheidung sachlich-materiell nicht dem geltenden Recht entspricht. Dies ist jedoch vorliegend ... nicht der Fall."

Also: Das Beurteilungsvorgespräch hat stattzufinden. (Ausnahmefälle mag es geben, z. B. wegen Erkrankung der zu beurteilenden Person.)
Aber: Wie so oft in der Juristerei muss dann, wenn ein Verfahrensfehler gerügt wird, auch plausibel dargelegt werden, welche Argumente man denn hätte vortragen und dass dieser Vortrag das Ergebnis hätte verändern können.

Ein ähnliches Problem: Der nicht erfolgte, nicht nachholbare Unterrichtsbesuch bei Lehrern

Der beamtenrechtlichen Fürsorge- und Schutzpflicht des Dienstherrn - und nicht (nur) der Überwachung und Kontrolle - sollen auch Unterrichtsbesichtigungen / Unterrichtsbesuche dienen.
Vergleichen Sie dazu zum Beispiel Schnellenbach/Bodanowitz, Die dienstliche Beurteilung der Beamten und Richter, RN 213.
Die Hansestadt Hamburg gibt den Beurteilern in einer Broschüre aus 2014 folgenden Hinweis: "Unterrichtsbezogene Tätigkeiten können Sie nicht ohne Hospitation beurteilen. Von daher sollten Sie Hospitationen für Lehrkräfte, die Sie beurteilen müssen, langfristig und regelmäßig einplanen."
Dennoch ist unsicher, wie die Verwaltungsgerichte damit umgehen, wenn gerügt wird, es habe im Beurteilungszeitraum überhaupt keine Unterrichtsbesichtigung stattgefunden. Der Beurteilungszeitraum darf nicht unbeurteilt bleiben, aber der Unterrichtsbesuch lässt sich nicht innerhalb des Beurteilungszeitraums nachholen.
Vielleicht beginnen Sie Ihre Studien zu dieser Frage mit der bei Bodanowitz/Schnellenbach erwähnten Entscheidung des VG Bayreuth vom 15.12.20 - B 5 K 19.710 -